Tutorial Menu Data Obat/Produk/Bahan “Klinik Gigi”

DATA OBAT/PRODUK/BAHAN

Menu Data Obat/Produk/Bahan adalah menu yang menampung seluruh informasi mengenai obat/produk/bahan yang akan digunakan dalam transaksi klinik. Karena setiap transaksi obat (baik obat apotek maupun obat kabin) akan selalu berhubungan dengan stok obat. Dan semua obat/bahan haruslah terdaftar lebih dulu pada menu ini sebelum digunakan untuk transaksi. Klik menu Administrasi > Data Obat/Produk/Bahan.

Pada menu ini terdapat 4 (empat) sub menu lainnya, yaitu :

Data Obat/Alkes/Bahan,
Pembelian Obat/Alkes/Bahan,
Kartu Stok,
Penyesuaian Stok,
Penerimaan Stok,
Setup Margin & Fee Resep Dokter.

1. Data Obat/Alkes/Bahan

A. Entry Data
Opsi yang berfungsi untuk mendaftarkan data obat ke dalam program supaya memudahkan pengaturan dan perhitungan pemakaian stok pada proses transaksi. Caranya, klik menu Administrasi > Data Obat/Produk/Bahan > Data Obat/Alkes/Bahan > Entry Data.

Keterangan:

a. Jenis Obat : Apotek dan Kabin. Maksudnya, Obat Apotek adalah obat/produk yang memiliki harga jual sendiri sekaligus adalah obat yang dapat dijual langsung tanpa perawatan. Sedangkan Obat Kabin adalah jenis obat/bahan yang habis terpakai saat perawatan (tidak bisa dijual secara langsung tanpa perawatan), dan harga jualnya sudah disatukan dengan harga treatment (kecuali treatment ThreadLift, Filler, Botox dan sejenisnya).

b. Minimal Stok : Berfungsi untuk input batas minimal jumlah stok yang menandakan obat tersebut hampir habis dan harus dibeli lagi dari supplier.

c. Golongan Obat : Bahan Jadi dan Bahan Baku. Apabila obat tersebut adalah obat jadi dan bukan termasuk komponen obat racikan, maka diinput sebagai golongan Bahan Jadi. Dan sebaliknya, apabila obat tersebut termasuk komponen obat racikan maka diinput sebagai golongan Bahan Baku.

d. Expired Obat : Untuk menentukan tanggal kadaluwarsa suatu obat yang terdaftar pada program.

B. Setup Obat Racikan

1. Klik menu Administrasi > Data Obat/Produk/Bahan > Data Obat/Alkes/Bahan,

2. Pilih item obat yang ingin ditambahkan obat racikan,

3. Klik tombol Racik Obat,

4. Pada halaman selanjutnya, input nama obat racik yang ingin ditambahkan pada kolom Nama Bahan. Perlu diingat bahwa hanya obat golongan BAHAN BAKU yang dapat diinput pada kolom bahan racikan,

5. Selanjutnya isi jumlah/frekuensi pemakaian obat racik (isi dengan angka saja, tidak perlu penambahan tanda x),
6. Klik tombol (+) yang ada di samping kanan jumlah agar obat racikan yang diinput bisa terproses,
7. Klik SELESAI untuk menyimpan.

2. Pembelian Obat/Alkes/Bahan

Proses pembelian obat/alkes/bahan berfungsi agar jumlah stok selalu terjaga, sehingga harus selalu dilakukan sesuai kebutuhan. Untuk pembelian obat/alkes/bahan dari supplier atau non gudang adalah klik menu Administrasi > Data Obat/Produk/Bahan > Pembelian Obat/Alkes/Bahan.

Keterangan :

Input No.Faktur, Supplier, Metode Pembayaran dan Jatuh Tempo,
Setelah menginput nama obat yang ingin dibeli, jangan lupa untuk klik tombol (+),
Klik MASUKKAN DATA agar faktur pembelian obat dapat diproses.

Setelah proses pembelian ini selesai, jumlah stok setiap obat/alkes/bahan yang baru dibeli dari supplier atau non gudang akan bertambah sesuai dengan jumlah belinya.

3. Kartu Stok

Fitur Kartu Stok berfungsi untuk mengecek atau melacak semua riwayat transaksi yang berkaitan dengan obat/produk, mencakup transaksi pembelian obat langsung, pemakaian obat kabin/bahan perawatan serta terjadinya proses ubah dan hapus data obat/produk. Untuk pengecekan di kartu stok, klik menu Administrasi > Data Obat/Produk/Bahan > Kartu Stok.

a. Pilih nama obat yang ingin Anda lihat riwayat transaksinya,
b. Tentukan periode transaksi sesuai kebutuhan Anda,
c. Klik TAMPILKAN DATA UNTUK DICETAK, maka sistem akan menampilkan transaksi obat selama periode yang telah ditentukan.

Keterangan:
A. Nama Petugas dan No. Faktur,
B. Jumlah stok yang masuk,
C. Jumlah stok yang keluar,
D. Saldo, Jumlah adalah nominal stok yang tersedia. Sedangkan, Nilai adalah nominal stok dikalikan harga beli obat (stok x harga beli).

4. Penyesuaian Stok

Fitur ini berfungsi untuk membantu kegiatan stock opname, dimana diperlukannya penyesuaian stok obat/bahan antara jumlah yang terdaftar didalam sistem dengan jumlah yang ada dalam bentuk fisik/riil. Klik menu Administrasi > Data Obat/Produk/Bahan> Penyesuaian Stok. Tampilannya sebagai berikut:

Cara pengisiannya adalah input jumlah rill obat dan petugas yang menginputnya, kemudian klik Masukkan Data untuk menyimpan.

5. Penerimaan Stok

Menu untuk menerima stok obat/bahan untuk setiap cabang yang mutasi produk dari gudang. Untuk membuka menu ini, klik Administrasi > Data Obat/Produk/Bahan > Penerimaan Stok.

Jika Anda ceklis pada “Harga Jual Gunakan Margin”, maka harga margin yang akan berlaku. Rumus ketentuannya adalah harga jual = harga beli (Rp) x margin (%). Setelah obat/bahan di-acc dan diproses, maka jumlah stok obat tersebut akan otomatis bertambah.

6. Setup Margin & Fee Resep Dokter

a) Setup Margin Obat : Jika harga jual di data obat bernilai 0 (nol) atau tidak ditentukan, maka harga margin yang akan berlaku. Dan sebaliknya, jika harga jual telah ditentukan, maka harga margin tidak akan berlaku.

b) Setup Fee Resep Dokter : Menetapkan biaya fee bagi dokter khusus untuk setiap pembelian obat resep, tidak berlaku untuk pembelian obat diluar resep.